Kako organizirati še boljši dogodek?

Organizacija dogodka je lahko zelo živce parajoča naloga, ni pa nujno tako, če sledimo naslednjim nasvetom.

Organizacijo dogodka lahko razdelimo na 3 dele:

Faza pred dogodkom (raziskava/ koncept, planiranje, finance, marketing, promocija, logistika, administracija)
Izvedba
Evalvacija po dogodku

1. Faza

¾ dogodka se zgodi pred dogodkom. Raziščite kateri podobni dogodki so se že dogajali, kaj vam je bilo všeč in kaj ne, pomislite katere napake ste delali pri preteklih dogodkih. Sledi kreativni proces, kjer se določi vse sodelujoče, moderatorje, določite, kaj gostje od vašega dogodka pričakujejo ali jim bo lažje priti v spremstvu ali sami, itd. Odlična praksa je, da se vi postavite v vlogo gosta in se v mislih sprehodite skozi vaš dogodek. Pri vsem tem velja pravilo: «Pametni pišejo«! Ko je koncept narejen, naj ga pregleda nekdo, ki ima nevtralno mnenje. Sledi izdelava vsebinskega scenarija, časovnice, plana, financ in vabila. Ob tem imejte vedno v mislih sledeče:

Komu je dogodek namenjen?
Kašen je koncept, tema dogodka?
Kaj želite z dogodkom sporočiti?

V današnjem času je izbira lokacije zelo pomembna. Prav tako razdelitev nalog ter dobra tehnična podpora.

ZADOSTITE ZAKONOM IN PREDPISOM

Poskrbite za vsa dovoljenja in prijavo dogodka. Ne pozabite na SAZAS in IPF (v primeru, da se bo na vaši prireditvi vrtela avtorska glasba, radio ali bo za glasbo skrbel DJ). Prijava prireditve na policijo je potreba za vsak javni shod ali javno prireditev. Dovoljenje, ki ga pridobite na upravni enoti je potrebno za:

shode in prireditve na cesti,
prireditve, kjer obstaja nevarnost utopitve,
prireditve z zbiranjem živali,
mednarodne športne prireditve,
tekmovanja klubov v prvi državni ligi članic oz. članov v kolektivnih športih,
prireditve, na katerih se uporablja odprt ogenj,
prireditve, na katerih se uporabljajo naprave in/ali predmeti, zaradi katerih je lahko ogroženo življenje ali zdravje ljudi oz. premoženje,
prireditve, na katerih se pričakuje več kot 3.000 udeležencev.

PROMOCIJA

Važno je, da poznate svoje goste (kdo so, v katero skupino spadajo, kje ponavadi dobijo informacije) in koliko denarja ste pripravljeni za ta segment odšteti. Od tega je odvisno, kakšnega načina oglaševanja se boste lotili. Razmislite kaj bo zanimivo medjem (morda ime nastopajočega)?

KAJ PA ČE…?

Vedno je potrebno razmisliti o planu B. Kaj pa če… bo padal dež/bo več udeležencev, kot jih pričakujete/…Pri večjih dogodkih je zelo priporočljivo, da dogodek zavarujete.

VIRI SREDSTEV

Pri pridobivanju sredstev poleg razpisov razmislite tudi o sponzorjih in donatorjih.

2. Faza

Dan D – na sam dan izvedbe se izkaže, kako pomembna je dobra ekipa. Zelo pomembna je generalka in da imajo vsi sodelujoči tehnične scenarije. Obenem ne smete pozabiti nase in na udobno obutev, vodo, kakšen prigrizek in rezervna oblačila.

3. Faza

Po samem dogodku ne pozabite na zahvale (sodelavcem, izvajalcem, gostom, sponzorjem/donatorjem,…), evalvacije, finančno poročilo in fotografije. Ne pozabite pa tudi na pohvale in kritike. Le tako bodo dogodki v prihodnje vedno boljši.