Kako sestaviti zapisnik?
Zapisnik je dokument, ki se ga sestavi ob različnih dogodkih, predvsem pa zborovanjih, sestankih, sejah. Predstavlja pregleden in neposreden zapis dogajanja. Zapisujejo se vsi pomembni podatki. Glede na namen zapisnika, zaradi katerega se sestavi, obstaja več različnih vrst. Vrsta in sama natančnost zapisnika sta odvisna od pomena dogodka in lahko tudi od dogovora. Določila o obliki, vsebini zapisnika so lahko zapisana tudi v podrobnejšem pravilniku o delovanju organizacije.
Pogosti obliki sta »redni« zapisnik in »skrajšani« zapisnik. Redni zapisnik je zapis dogajanja, ki ima vso dokazno vrednost za formalne postopke, zapiše se celotna razprava z imeni razpravljalcev. Tudi Skrajšani zapisnik vsebuje le formulirane predloge, sklepe in se piše bolj za opomnik, kaj je bilo dogovorjeno. So pa po vsebini lahko različni; v nekaterih se zapišejo le povzetki razprav, drugi le nujne podatke in samo sklepe.
Zapisnik je namenjen tako tistim, ki so se dogodka udeležili, da si lahko osvežijo spomin kot tudi tistim, ki niso bili navzoči, a so za njih informacije pomembne. Zapisnik se sestavi za podlago in dokaz o ugotovljenem stanju, samem dogajanju in sprejetih sklepih. Je pa tudi podlaga za nadaljnjo delo!
VSEBINA zapisnika
naziv organizacije, ki se sestaja;
naslov dokumenta, tj ZAPISNIK in vrsta dogodka;
datum;
določilo kdo, kdaj in kje sklicuje dogodek, uro začetka in uro konca;
zapis o vabljenih in prisotnih osebah ( podatke o navzočih lahko zbiramo tudi z listo prisotnosti, ki je sestavni del zapisnika);
če je tako določeno v aktih tudi sklepčnost, imena predsednika sestanka oziroma predsedstva;
dnevni red po točkah ( praviloma je prva točka potrditev zapisnika prejšnjega dogodka in zadnja točka razno);
obravnava posameznih točk dnevnega reda (Ad 1., Ad2.,…) in če je v okviru posamezne točke dnevnega reda sprejeti sklep, se to posebej zapiše v novo vrstico. Če je več sklepov jih je potrebno oštevilčiti;
ime in priimek zapisnikarja, predsedujočega oziroma odgovorne osebe in overiteljev z lastnoročnimi podpisi.
Osnutek zapisnika se napiše že med sestankom, čistopis pa se oblikuje čim prej po sestanku. Pri tem je potrebno paziti, da se samo besedilo sprejetih sklepov oblikuje med sestankom. Zapisnik naj bo pisan v sedanjiku ali pretekliku. Vsebina ne sme biti razvlečena, stvari se naj ne ponavljajo. Pišemo ga tako, kot je dogajanje dejansko potekalo. Ne sledimo le določbam predlaganega dnevnega reda, saj se ta lahko spremeni.
Ne pozabite, da sta za delovanje organizacije pomembni preglednost delovanja, sledljivost in s tem tudi dokazila o delu in sprejetih sklepih.
Za vse ustanovitelje in vodstvene osebe v NVO (predsedniki društev, direktorji zasebnih zavodov, tajniki, sekretarji, člani izvršnih ali upravnih in nadzornih odborov) in tiste, ki boste to šele postali, bo v petek, 6. 2. 2015, med 17.00 in 20.00 uro potekala delavnica v Ljubljani, kjer boste spoznali zakonske obveznosti upravljanja in vodenja NVO.
.png)
